Se è vero che il tempo è denaro, le Riunioni sono un investimento finanziario significativo per le aziende. Infatti, si calcola che il costo stimato delle riunioni improduttive in Europa sia di 32 miliardi di euro all’anno.

Le stime indicano che la maggior parte delle organizzazioni destina tra il 7% e il 15% del budget disponibile per l’organizzazione di riunioni, senza considerare i costi salariali.

Il Coaching in Azienda: come mettere a frutto il ROI delle Riunioni

Avete mai pensato a quale ritorno economico-finanziario potete aspettarvi dalle vostre Riunioni Aziendali?

Spesso si pensa che il tempo dedicato al “meeting aziendale” non debba – o possa – essere valutato in termini di ROI perché tanto “è tutto compreso”!

Ma se voi foste l’imprenditore che paga gli stipendi di tutti non vorreste sapere oltre al “cosa” si dice nelle riunioni anche i diretti benefici che derivino da uno speciale meeting?

Quando entro in Azienda per le mie “Chemistry Session” spesso, per non dire sempre, riscontro molto stupore nel valutare il ritorno economico del famigerato “Morning Meeting” ad esempio!

Mi viene detto: “Insomma, noi facciamo le riunioni per comunicare con lo staff ed i vari reparti, ma nessuno ci ha mai detto che le riunioni dovrebbero avere un risultato economico!”

Beh direi che non è proprio così! Perché se da un lato gli operatori del turismo non lavorano a cottimo (e ci mancherebbe!), dall’altro è pur vero che dobbiamo chiederci come impieghiamo il tempo-lavoro dei nostri collaboratori.

Sono convinto che le riunioni siano lo strumento di Leadership più utilizzato in aziende strutturate.

E se è vero che il tempo è denaro, le riunioni sono un investimento finanziario significativo per ogni organizzazione. Infatti si calcola che il costo stimato delle riunioni improduttive in Europa sia di 32 miliardi di euro all’anno.

Le stime indicano che la maggior parte delle aziende destina tra il 7% e il 15% del budget disponibile per l’organizzazione di riunioni, senza considerare i costi salariali.

Il ROI delle Riunioni: una Road Map

Mi viene presentato molto spesso il piano “comunicativo aziendale” e cioè come l’azienda organizza i vari passaggi di informazioni tra i diversi reparti della struttura.

Ovviamente questo sistema è variabile a seconda della specificità dell’azienda e da come la stessa vuole gestire questo stesso processo.

Trattandosi quindi di realtà diverse, sia in ordine di grandezza che di tipologia, non esiste un metodo univoco e standard che vada bene per tutti, ma sicuramente dovrebbe esserci un modo per capirne in profondità lo scopo, i benefici ed i costi, e quindi stabilire il “Meeting ROI” cioè quell’ indicatore che sintetizza molto brevemente il Ritorno Economico delle vostre riunioni!

Il ROI delle Riunioni: Il Case History

Adesso cercherò in modo molto semplice di spiegare come poter pianificare al meglio il Meeting ROI  del vostro processo comunicativo aziendale.

Prendiamo l’esempio del Hotel “X” che ha rappresentato un Case History vincente tra le aziende che seguiamo giornalmente:

Questo Hotel X era organizzato in 5 Dipartimenti o Division come sono soliti essere chiamati i reparti:

1. Front Office,
2. Housekeeping,
3. Food & Beverage,
4. Spa;
5. Amministrazione.

Per un totale di 25 addetti con un sistema di “meeting” mensili di 10 incontri totali di circa un’ora, con una presenza media di 4 partecipanti.

Facciamo un po’ di conti.

40 ore a persona = Totale ore 4 persone 160 ore x costo medio orario lordo 16/20  Euro = 2.880 Euro (costo medio orario 18 euro) 2.880 x 12 = 34.560 Euro annui.

L’azienda in questione non aveva preso mai in considerazione questo aspetto economico in quanto essendo “tutto compreso” e – di conseguenza – non emettendo una specifica fattura per  il servizio/tempo Meeting. Ed è proprio per questa ragione che nessuno –  e dico nessuno  neppure il GM  o la proprietà – si era mai posto la domanda.

Il ROI delle Riunioni: il giusto approccio

Qualcuno potrebbe dire che le riunioni sono troppe!

Ma il problema non è il poco ed il tanto, ma il risultato che queste producano.

Una lettura superficiale del modello comunicativo intra-aziendale non porta ad evidenziare questo aspetto.

Esattamente come avviene quando vediamo un tappeto persiano colorato e pieno di disegni, così avviene in Hotel con l’aiuto l’Hospitality-Coach che accompagna l’azienda a vedere le cose in profondità!

Da una prima e superficiale visione il tappeto ci sembra “rosso” poi, man mano che lo ammiriamo da vicino, ci accorgiamo di nuovi colori, nuovi disegni e nuove sfumature.

Ecco appunto una sfumatura che vale “appena”  34.560 Euro  e che solo dopo una “esplorazione guidata” è stato possibile vedere nel dettaglio.

Vista, analizzata e poi …migliorata!

Eh si perché è tutto qui – si fa per dire – il bello del Coaching In Azienda. Serve a migliorare la Performance. Riunioni incluse!

Il punto quindi non è capire se le riunioni sono poche o tante, ma se hanno un reale ROI (Return On Investment) ed è per questo che da subito il modello comunicativo interno va cambiato affinché si ottengano importanti risultati.

Sulla scorta delle mie esperienze di Coaching In Azienda vorrei condividere con voi 5 punti fondamentali per Organizzare le Riunioni Aziendali in maniera Performante:

1. Stabilite sempre un Master Program.

Cioè vale a dire che ogni anno le riunioni dovranno portare benefici attesi ben definiti. Elencate i più importanti (creando un vero e proprio budget economico delle riunioni) ponendovi obbiettivi importanti.

2. Ogni riunione deve avere un Termine massimo stabilito.

La mia esperienza è che 45 minuti sono sufficienti. Protrarre di solito non porta frutto perché la curva dell’attenzione cala vertiginosamente e inesorabilmente!

3. Ogni riunione deve avere oltre che un Ordine Del Giorno, un Obiettivo chiaro e condiviso.

“Il nostro obiettivo di oggi è: …”

4. Fate un Report Sintetico di quanto detto e di quanto sarà fatto.

Applicando queste chiare KPI potrete misurare il risultato ottenuto e di conseguenza valutare il vostro reale “ROI Meeting”!

ROI Meeting: i risultati ottenuti

Così facendo la già citata “Azienda X”   ha trasformato un costo “nascosto” in investimento visibile in quanto per esempio:

• E’ migliorata la Brand Reputation.
• Ha ottimizzato il consumo della biancheria.
• Ha incrementato la vendita dei prodotti/servizi ancillari per oltre 15.000 euro ottenendo così un ritorno dopo soli 2 anni pari al 120%.

Lavorare sul Roi delle riunioni, dunque, non solo ha permesso di evidenziare delle sacche di inefficienza, ma soprattutto ha dato la possibilità all’azienda e al suo staff di individuare risorse che diversamente sarebbero rimaste “latenti”.

Inoltre, cosa ancora più importante, questo sistema ha favorito notevolmente il coinvolgimento dello staff in tutti i vari passaggi interni tanto da riscontare in ogni collaboratore un adeguamento alla mission aziendale che nel passato sembrava impossibile raggiungere.

Se facciamo ogni giorno un passo nella direzione giusta avremo la capacità di scalare vette importanti.

Non possiamo migliorare tutto e tutti insieme, allo stesso tempo e contemporaneamente.

Sicuramente, però, tutti insieme possiamo lavorare per eliminare le interferenze su specifici aspetti.

Senza che ce ne accorgeremo troveremo un’azienda più sana, più performante economicamente e un posto più piacevole dove lavorare.

Di tutto questo e molto altro parleremo nella Masterclass del Revenue Emotivo 24 i prossimi 7-9 ottobre a Firenze.

Ti aspetto

Il tuo Hospitality Coach

Roberto Boccaccelli